Aplikasi Perkantoran dan Fungsinya

Pengertian Aplikasi Perkantoran

Aplikasi perkantoran adalah kumpulan aplikasi atau perangkat lunak yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas. Aplikasi ini biasanya dibundel dan didistribusikan bersama-sama, memiliki antarmuka pengguna yang konsisten, dan memungkinkan hasil dari satu aplikasi untuk diintegrasikan dengan yang lain.

Aplikasi perkantoran paling awal yang dikembangkan oleh Micropro International pada awal 1980-an disebut Starburst dan terdiri dari pengolah kata WordStar, CalcStar (spreadsheet) dan DataStar (database). Beberapa paket aplikasi lain muncul pada tahun 1980-an, seperti Word Perfect dan ChiWriter. Namun, pada 1990-an perangkat lunak Microsoft Office datang dan sampai saat ini mendominasi pasar dengan MS Word, MS Excel dan MS Power Point.

Aplikasi perkantoran biasanya mencakup paket perangkat lunak pengolah kata, spreadsheet, dan presentasi. Komponen lain dari aplikasi perkantoran adalah: Perangkat lunak basis data, paket grafik, penerbit, grafik, klien email, perangkat lunak komunikasi, dan perangkat lunak manajemen proyek.

Sejarah Perangkat Lunak Pengolah Kata

Pengolah kata adalah aplikasi yang telah berkembang selama evolusi mesin. Sejarah pengolah kata adalah otomatisasi bertahap dari aspek fisik penulisan dan pengeditan, yang kemudian berkembang menjadi teknologi yang ditingkatkan untuk bisnis dan individu. Sepanjang sejarah, ada tiga jenis pengolah kata, yaitu mekanik, elektronik, dan perangkat lunak.

1) Pengolah Kata Mekanis

Pengolah kata mirip mesin tik pertama dipatenkan oleh Henry Mill sebagai mesin yang "menulis dengan sangat jelas dan akurat sehingga tidak dapat dibedakan dari mesin cetak". Pada akhir abad ke-19, Christopher Latham Sholes menemukan mesin tik besar pertama yang disebut "piano sastra".

2) Pengolah Kata Elektromekanis dan Elektronik

Pada akhir 1960-an, IBM mengembangkan mesin tik elektromekanis / listrik yang disebut IBM MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter). Model mesin ini dikembangkan dengan kemampuan perekaman dan pemutaran kaset magnetik, pengontrol, dan pengaturan relai listrik. Mesin ini secara otomatis memutus garis tanpa layar.

Perangkat ini merupakan revolusi dalam industri pengolah kata karena dapat menulis ulang teks yang ditulis pada kaset lain dan mengirim rekaman ke orang lain untuk diedit atau disalin untuk berkolaborasi. Pada tahun 1969, kaset digantikan oleh kartu magnetik. Operasi pemrosesan dapat direkam, dibaca, dan diedit pada kartu magnetik ini.

Pada awal 1970-an, program pengolah kata berkembang menjadi program berbasis komputer dengan beberapa inovasi (walaupun hanya perangkat keras khusus). Sekitar waktu yang sama, sistem pengolah kata dengan tampilan layar CRT yang dapat diedit sedang dikembangkan, dan IBM membuat floppy disk.

Pada tahun 1978, Lexitron Corporation menjadi perusahaan pertama yang mengembangkan pengolah kata dengan tampilan video ukuran penuh (CRT) dan floppy disk 5 1/4 inci, menjadikannya standar untuk komputer pribadi. Untuk mengoperasikannya, masukkan disk program ke dalam satu drive dan boot sistem. Kemudian masukkan disk data ke drive kedua. Ini menggabungkan sistem operasi dan program pengolah kata menjadi satu file.

3) Perangkat Lunak Pengolah Kata

Perkembangan terakhir dalam pengolah kata datang dari munculnya komputer pribadi (PC) pada akhir 1970-an dan pengembangan perangkat lunak pengolah kata pada 1980-an. Perangkat lunak pengolah kata memiliki fungsi yang kompleks dan dapat dikembangkan dengan biaya rendah. Hal ini membuat lebih mudah diakses oleh masyarakat umum.

Awalnya, sebagian besar pengolah kata awal mengharuskan pengguna untuk mengingat kombinasi tombol semi-mnemonik seperti Ctrl-C, Ctrl-P, dll., Untuk melakukan tugas tertentu. Ini tidak seperti Anda menekan tombol salin, tempel, cetak tebal, dll. seperti yang Anda lakukan sekarang. Tapi akhir 1980-an melihat inovasi printer laser dan pendekatan antarmuka untuk pengolah kata yang disebut WYSIWYG “What You See Is What You Get” / "Apa yang Anda Lihat Adalah Apa yang Anda Dapatkan", yang merupakan antarmuka grafis atau Graphical User Interface (GUI)). Teknologi ini semakin banyak digunakan, dan dengan semakin populernya sistem operasi Windows pada 1990-an, pengolah kata Microsoft, Microsoft Word, mendominasi pasar pengolah kata hingga hari ini.

Manfaat Aplikasi Perkantoran

Selain manfaat utamanya adalah untuk mempermudah pekerjaan kantor, aplikasi perkantoran juga memiliki beberapa manfaat yang sangat besar. Manfaat tersebut antara lain yaitu:

1) Membantu meningkatkan produktivitas kerja

2) Mempersingkat waktu dan proses kerja

3) Mengurangi beban kerja dalam menyelesaikan tugas yang berulang

4) Memudahkan menyimpan data-data penting

5) Mengurangi resiko terjadinya human error

6) Memudahkan proses pencarian informasi yang dibutuhkan

7) Memudahkan manajemen dalam melakukan perbaikan

8) Menghemat anggaran untuk merekrut tenaga kerja.

Jenis-Jenis Aplikasi Perkantoran dan Fungsinya

Aplikasi perkantoran adalah perangkat lunak atau software khusus yang digunakan dalam pekerjaan kantoran. Aplikasi perkantoran biasanya terdiri dari aplikasi seperti pengolah kata dan spreadsheet (lembar kerja). Dalam dunia kerja, aplikasi perkantoran sangat dibutuhkan oleh para karyawan untuk mempermudah pekerjaan mereka dan mengelola data mereka. Oleh karena itu, semua karyawan harus bisa menggunakan berbagai aplikasi perkantoran. Aplikasi perkantoran biasanya terdiri dari aplikasi presentasi, database dan analytics, desain grafis, dan komunikasi (chatting), hingga aplikasi untuk mendata kehadiran. Di bawah ini adalah beberapa aplikasi yang termasuk dalam kategori aplikasi perkantoran.

1) Microsoft Word

Microsoft Word adalah salah satu aplikasi yang termasuk dalam seri Microsoft Office. Pengguna komputer, terutama yang sering membuat dokumen atau keperluan lain yang berkaitan dengan pengolah kata, akan merasa tidak asing lagi dengan aplikasi ini. Microsoft Word adalah aplikasi andalan Microsoft, pertama kali diperkenalkan pada tahun 1983 sebagai Multi Tool Word untuk sistem operasi Xenix. Setelah beberapa waktu, Microsoft Word juga dikembangkan dan digunakan pada sistem operasi lain.

Sebelumnya, aplikasi tersebut tidak bernama Ms Word, namun setelah disponsori oleh Microsoft Office System 2003 dan 2007, program tersebut kini bernama Microsoft Word. Dalam edisi MS Office 2013, namanya diubah menjadi Word saja. Microsoft Word berfungsi untuk membuat, mengolah, dan mengedit berbagai macam tulisan.

2) Microsoft Excel

Aplikasi Microsoft Excel merupakan program spreadsheet (lembar kerja) yang dibuat oleh Microsoft dan terintegrasi dengan Microsoft Office. Aplikasi ini sangat dibutuhkan oleh para pekerja kantoran, terutama yang berkaitan dengan masalah keuangan dan akuntansi. Microsoft Excel adalah aplikasi matematika dengan kemampuan perhitungan dan grafik yang selaras dengan strategi pemasaran.

Kegunaannya sangat lengkap sehingga aplikasi ini menjadi salah satu program komputer yang umum digunakan untuk membuat lembar kerja. Seperti Microsoft, aplikasi ini dirancang khusus untuk sistem operasi Windows dan Mac OS. Microsoft Excel berfungsi untuk memudahkan penyusunan data, pencatatan, perhitungan, hingga rekapitulasi data.

3) Microsoft Power Point

Selain Ms Word dan Ms Excel, Microsoft Power Point juga tergolong aplikasi perkantoran yang berfungsi untuk presentasi dan terintegrasi dengan Microsoft Office. Tentunya aplikasi tersebut bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam membuat presentasi, baik itu untuk tugas kantor, sekolah maupun kuliah. Bukan rahasia lagi bahwa aplikasi untuk karya akademis ini banyak digunakan.

Microsoft Power Point dikembangkan oleh Microsoft dan hanya berjalan pada sistem operasi Windows dan Mac OS. Namun, sebelum menggunakan kedua sistem operasi tersebut, Ms. Power Point digunakan dengan sistem operasi Xenix.

Microsoft Powerpoint juga merupakan aplikasi perkantoran yang dapat Anda gunakan untuk membuat presentasi yang menarik. Tentu saja, dilingkungan kantor, tidak jarang harus memberikan presentasi kepada atasan, rekan kerja, klien, dan sebagainya.

Ini karena Microsoft Power Point memudahkan untuk membuat presentasi dengan materi apa pun yang dapat dimasukan pengguna dan pengaturan apa pun yang dapat menambah estetika. Dapat digunakan untuk membuat animasi perubahan slide, mengubah latar belakang slide, membuat tabel, menambahkan gambar, dan menyisipkan tautan ke dokumen dan situs web lain. Aplikasi ini pasti sangat membantu. Bahkan, tidak hanya untuk skala kantor, ini juga berguna untuk anak sekolah dan kuliah.

4) Microsoft One Note

Aplikasi perkantoran Microsoft One Note adalah anggota Microsoft dan fungsinya adalah membuat catatan untuk banyak pengguna. Catatan virtual yang dapat disematkan dan dapat dibagikan dengan wujud apa saja, bisa itu tulisan, gambar, lembar kerja, dan bahkan kipling. Tim yang membutuhkan pengingat untuk bekerja sama dengan baik sangat membutuhkan ini. Microsoft sudah memiliki versi mandiri Onenote yang tersedia untuk smartphone.

Microsoft One Note terlihat seperti aplikasi pengolah kata pada pandangan pertama, tetapi ini hanya versi ringan. Sebab, sesuai dengan namanya "note", aplikasi ini hanya digunakan untuk kertas catatan. Di sini, pengguna juga dapat menggambar, menulis, mencoret-coret, menyisipkan objek, dll. Intinya hanya digunakan untuk catatan saja.

5) Microsoft Access

Lalu ada Microsoft Access. Ini adalah aplikasi perkantoran yang memiliki fungsi hampir sama dengan Microsoft Excel, namun masih ada perbedaan diantara keduanya. Access disajikan sebagai aplikasi basis data relasional yang banyak digunakan di kantor, bisnis rumahan, dan perusahaan besar. Microsoft Access banyak digunakan untuk mengelola data dan dapat mengimpor data dari beberapa aplikasi Microsoft yang disebutkan di atas dan di bawah. Anda dapat mengimpor data dari Microsoft Office, Microsoft Excel, dan lainnya.

Microsoft Access juga terintegrasi dengan area Microsoft Office yang berfokus pada data komputer relasional untuk pengguna rumahan dan bisnis kecil. Didukung oleh mesin database Microsoft Jet Database Engine, aplikasi ini menggunakan tampilan grafis sederhana untuk memberikan kemudahan bagi pengguna, terutama dalam hal pengoperasian.

6) Microsoft Outlook

Berikutnya adalah Microsoft Outlook. Ini juga merupakan bagian dari Ms Office dan aplikasi ini biasanya digunakan untuk membaca dan mengirim surel atau email. Dengan fitur jadwal kerja, kalender, jurnal, dan pencatatan, Microsoft Outlook tidak kalah dengan aplikasi serupa. Namun, jika pengguna membuka aplikasi ini bersamaan dengan Microsoft Exchange Server, fungsi ini dapat ditambahkan. Akses ke kalender, email, dan jadwal juga dapat diberikan secara bersamaan. Pada dasarnya, aplikasi ini sangat berguna untuk keperluan komunikasi seperti mengirim, menerima atau membaca email.

7) Microsoft Info Path

Tidak dapat disangkal bahwa Microsoft telah mengembangkan banyak aplikasi yang berguna untuk tujuan bisnis dan pekerjaan. Salah satunya adalah aplikasi Microsoft Info Path yang digunakan untuk membuat form entri data berbasis XML. Aplikasi ini pertama kali dimulai dengan Microsoft Office 2003 dan dilanjutkan dengan Microsoft Office 2007.

Microsoft Info Path sering digunakan oleh agensi perusahaan untuk membuat resume, biodata karyawan, dan banyak lagi. Awalnya dikembangkan dengan nama kode XDocs, aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang berguna. Salah satunya memungkinkan pembuatan dan tampilan dokumen XML berdasarkan Skema XML dan juga dapat dikonfigurasi untuk terhubung ke sistem eksternal menggunakan layanan Web XML melalui MSXML dan Soap Toolkit.

8) Google Spreadsheet

Aplikasi perkantoran selanjutnya adalah Google Spreadsheets. Aplikasi ini sebenarnya dapat digunakan untuk pengingat dan catatan juga, sehingga tim Anda tidak akan pernah melupakan apa pun. Namun, sebagian besar Google Spreadsheet ini digunakan untuk berbagi meja kerja. Anggota kemudian dimasukkan ke dalam tabel. Jika Anda sudah menjadi anggota, Anda dapat mengedit konten karena tabel dalam format Excel. Microsoft Excel tidak dapat diakses oleh banyak orang secara bersamaan secara real time, tetapi Google Spreadsheet bisa melakukannya.

9) Google Doc

Google Doc digunakan saat Anda perlu membuat dokumen dengan lebih banyak fitur secara online. Microsoft Word sudah ada untuk menulis dokumen, tetapi perlu diketahui bahwa Google Doc memiliki beberapa fitur yang tidak dimiliki Microsoft Word. Ada dua fitur: satu yang mengoreksi ejaan dan kesalahan ketik, dan satu lagi yang memudahkan pengguna membuat dokumen dengan suara. Fitur koreksi kesalahan ketik memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen yang benar-benar bebas kesalahan ketik tanpa harus membaca dokumen dari awal hingga akhir. Di sisi lain, fitur input suara memungkinkan pengguna yang tidak dapat mengetik untuk menulis dokumen.

10) E-Wallet

E-Wallet atau biasa disebut dompet elektronik. Ini juga merupakan salah satu kebutuhan aplikasi atau perangkat lunak saat ini. Karena saat ini sudah banyak layanan keuangan yang bisa dengan mudah diproses melalui e-wallet. Di Indonesia sendiri, penggunaan e-wallet khususnya oleh Generasi Z sudah sangat dikenal. Banyak layanan yang didukung oleh ketersediaan pembayaran virtual.

Contoh dompet elektronik yang umum digunakan di Indonesia antara lain: Gopay, OVO, Shopee, Dana, LinkAja!, dan lain sebagainya. Pembuatan e-wallet ini mudah dan jelas menggunakan smartphone Anda, dan proses pembayarannya juga sangat mudah, cukup tap dan scan untuk menyelesaikan pembayaran.

Portal Kelas